Mitarbeiter ohne Deutschkenntnisse: So klappt die Dokumentation auf der Baustelle

Wo es in der Praxis hakt

Meist scheitert nicht die Arbeit, sondern der Bericht danach. Er wird abends am Schreibtisch nachgeholt, mühsam im Übersetzer zusammengesucht oder bleibt ganz liegen. Die Folgen kennt jeder Betrieb: Lücken in der Dokumentation, Rückfragen vom Kunden und Ärger, wenn später etwas reklamiert wird.

Drei Wege, die in der Praxis funktionieren

Welcher Weg passt, hängt von der Betriebsgröße und davon ab, wie viele Mitarbeiter betroffen sind.

• Der Meister oder ein deutschsprachiger Kollege schreibt den Bericht nach Zuruf. Das ist verlässlich, kostet aber jeden Tag Zeit.
• Vorlagen mit Ankreuzfeldern und Fotos, sodass nur wenig Text nötig ist. Gut für wiederkehrende Arbeiten.
• Spracheingabe in der eigenen Sprache mit automatischem deutschem Text, zum Beispiel in MeisterMeld oder im kostenlosen Bericht-Generator. Der Mitarbeiter spricht, der Bericht entsteht auf Deutsch.

So läuft ein Bericht mit Spracheingabe

In MeisterMeld wählt der Mitarbeiter auf dem Handy den Auftrag, macht Fotos und spricht in seiner Sprache auf, was erledigt wurde, was auffiel und was als Nächstes ansteht. Die App schreibt daraus einen strukturierten Bericht auf Deutsch.

Vor dem Speichern sieht der Mitarbeiter eine Vorschau, in der sich der Text bearbeiten lässt, und kann die Unterschrift des Kunden einholen. Sobald der Bericht gespeichert ist, bekommt der Kunde eine E-Mail mit Link zum Bericht und zum PDF-Download, wenn beim Auftrag ein Kunde mit E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Wer vorher selbst prüfen möchte, schaltet im Cockpit die Freigabe ein: Dann geht die E-Mail erst raus, wenn der Chef den Bericht freigegeben hat.

Im Cockpit sehen Sie als Chef jeden Bericht beim Auftrag und können sich bei neuen Berichten benachrichtigen lassen.

Wo die Grenzen liegen

Spracheingabe nimmt viel Arbeit ab, ersetzt aber nicht alles. Drei Dinge sollten Sie einplanen:

• Fachbegriffe, Lärm auf der Baustelle und starke Dialekte können zu Fehlern führen. Bei wichtigen Aufträgen, Mängeln und Abnahmen sollte jemand mit Deutschkenntnissen den Bericht gegenlesen.
• Ein Mitarbeiter, der kein Deutsch liest, kann den deutschen Text in der Vorschau nicht selbst prüfen. Vereinbaren Sie deshalb, wer bei Bedarf nachliest.
• Ein Bericht ersetzt keine Sicherheitsunterweisung und keine Mess- oder Prüfprotokolle. Anweisungen zur Sicherheit sollten alle Beteiligten verstehen.

Checkliste: Das gehört in jeden Bericht

Mit dieser Liste bleibt der Bericht auch bei Sprachbarriere vollständig, egal ob gesprochen oder geschrieben:

• Datum, Baustelle und Auftrag
• Was wurde gemacht? (Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge)
• Verbautes Material mit Menge
• Auffälligkeiten und Mängel, jeweils mit Foto
• Was ist noch offen und wann geht es weiter?