Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Serge Zabolotny · MeisterMeld
Flensburgerstr. 42, 01157 Dresden, Deutschland
E-Mail: [email protected]

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website bzw. zur Nutzung unseres SaaS-Dienstes erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 DSGVO.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Registrierung & Konto

Bei der Registrierung erheben wir: Firmenname, Name, E-Mail, Passwort (gehasht mit bcrypt). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

3.2 Nutzungsdaten

Während der Nutzung verarbeiten wir: erstellte Aufträge, Kunden, Berichte, hochgeladene Fotos, Sprachaufnahmen (zur Transkription), Log-Einträge (IP, Zeitstempel, User-Agent zu Sicherheitszwecken für 7 Tage).

3.3 Zahlungsdaten

Zahlungen werden über Stripe Payments Europe Ltd. abgewickelt. Wir speichern keine vollständigen Kreditkartendaten, nur die Stripe-Kundenreferenz sowie Abo-Status. Datenschutzhinweise Stripe: stripe.com/de/privacy.

3.4 Sprachaufnahmen & KI-Verarbeitung

Sprachaufnahmen werden zur Transkription an Groq (Groq, Inc., USA) übertragen, das ein Spracherkennungsmodell (Whisper) betreibt. Der so entstandene Text wird zur Erstellung des Berichts an OpenAI (OpenAI Ireland Ltd.) übertragen. OpenAI nutzt API-Eingaben laut eigenen Angaben nicht zum Modelltraining. Eine Übermittlung in die USA ist dabei möglich. Nach Transkription wird die Audiodatei gelöscht. Der Transkript-Text wird gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.5 Fotos

Hochgeladene Fotos werden auf Cloudflare R2 (EU-Region) gespeichert. Fotos werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Erstellte PDF-Berichte bleiben dauerhaft verfügbar.

3.6 Kostenloser Bericht-Generator (ohne Anmeldung)

Unter /bericht-generator können Sie ohne Konto einen kurzen Text eingeben, aus dem eine KI einen Baustellenbericht erstellt. Der eingegebene Text wird zur Erstellung an OpenAI (OpenAI Ireland Ltd.) übermittelt. Wir speichern die Eingabe und das Ergebnis nicht und schreiben sie auch nicht in Protokolle. OpenAI nutzt API-Eingaben laut eigenen Angaben nicht zum Modelltraining, kann sie aber nach eigenen Angaben für eine begrenzte Zeit zur Missbrauchserkennung speichern. Bevor der Text übermittelt wird, entfernen wir E-Mail-Adressen, Telefonnummern und IBANs automatisch. Bitte geben Sie dennoch keine personenbezogenen Daten von Kunden oder anderen Personen ein.

Spracheingabe: Wenn Sie im Generator das Mikrofon benutzen, wird die Aufnahme (höchstens 45 Sekunden) zur Umwandlung in Text an Groq (Groq, Inc., USA) übermittelt. Wir speichern die Aufnahme nicht und schreiben sie nicht in Protokolle. Der erkannte Text erscheint im Textfeld und wird erst beim Erstellen des Berichts wie oben an OpenAI übermittelt. Das Mikrofon wird nur nach Ihrem Tippen auf die Schaltfläche und nach Ihrer Erlaubnis im Browser aktiviert.

Angaben zum Auftrag, Logo und Fotos: Firma, Auftraggeber, Adresse, Datum, Logo und Fotos verarbeitet Ihr Browser nur lokal, um das Dokument anzuzeigen und als PDF zu speichern. Sie werden weder an uns noch an KI-Dienste übertragen. Bei Fotos werden Ort und Kameradaten (EXIF) durch das Verkleinern entfernt.

Zum Schutz vor Missbrauch und zur Begrenzung der Nutzung (je 2 Berichte und 3 Aufnahmen pro Tag und Gerät bzw. Netzwerk) wird Ihre IP-Adresse höchstens 24 Stunden im Arbeitsspeicher des Servers als Zähler verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz des Angebots vor Missbrauch und unverhältnismäßigen Kosten) sowie für die Erstellung des Berichts Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO.

Adresssuche: Im Feld „Baustelle / Adresse“ schlagen wir Adressen vor. Dafür werden die eingegebenen Zeichen und Ihre IP-Adresse an den Kartendienst Nominatim von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Großbritannien) übermittelt. Der Dienst erhält keine weiteren Angaben aus dem Generator. Wenn Sie das nicht möchten, lassen Sie das Feld leer und ergänzen die Adresse nach dem Ausdruck von Hand. Die übrigen Angaben (Betrieb, Auftraggeber, Logo, Fotos) bleiben in Ihrem Browser.

3.7 Bot-Schutz (Cloudflare Turnstile)

Beim Bericht-Generator setzen wir Cloudflare Turnstile ein, um automatisierte Zugriffe (Bots) von Menschen zu unterscheiden. Sobald Sie das Textfeld oder das Mikrofon benutzen, lädt Ihr Browser dafür ein Skript von Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA, bzw. die europäischen Konzerngesellschaften). Dabei werden technische Angaben wie IP-Adresse und Browser-/Geräteinformationen an Cloudflare übertragen und ausgewertet, um die Prüfung durchzuführen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit und Missbrauchsschutz). Weitere Informationen: cloudflare.com/de-de/privacypolicy.

3.8 Reichweitenmessung (Umami)

Mit Ihrer Einwilligung (Cookie-Banner, Kategorie „Analyse“) messen wir mit dem Dienst Umami (Umami Cloud), wie unsere öffentlichen Seiten genutzt werden: welche Seiten aufgerufen werden, von welcher Seite Besucher kommen, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Bildschirmgröße, Sprache und grobe Herkunftsregion sowie ob bestimmte Schaltflächen angeklickt werden (z. B. „Demo ansehen“, „14 Tage kostenlos testen“, Nutzung des Bericht-Generators, Weitergabe des Generators über „Teilen“, Besuch eines Empfehlungslinks samt Empfehlungscode sowie das Absenden der Registrierung – ohne Name oder E-Mail-Adresse). Die Messung ist nach Angaben des Anbieters ohne Cookies und ohne Profile über mehrere Webseiten möglich. Das Messskript wird erst geladen, nachdem Sie eingewilligt haben. Ohne Einwilligung findet keine Messung statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter Cookie-Einstellungen widerrufen.

3.9 Fehlerüberwachung, Feedback und Buchhaltungsanbindung

Fehlerüberwachung (Sentry): Zur Erkennung technischer Fehler setzen wir Sentry (Functional Software, Inc., USA) ein. Bei Fehlern übertragen wir technische Angaben (Fehlermeldung, Seite, Browser- und Geräteinformationen) und, bei Fehlern sowie stichprobenartig, technische Aufzeichnungen der Sitzung (Session Replay), die auch angezeigte Inhalte der App enthalten können. Der Bericht-Generator ist von der Aufzeichnung ausgenommen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Stabilität und Sicherheit des Dienstes).

Feedback-Schaltfläche: Wenn Sie in der App eine Rückmeldung senden, übermitteln wir Ihre Nachricht zusammen mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse, Ihrer Rolle und der aufgerufenen Seite über den Messenger Telegram an uns. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO.

Lexoffice (optional):Wenn Sie in den Einstellungen Ihr lexoffice-Konto verbinden, übermitteln wir auf Ihre Veranlassung Rechnungsdaten zu einem Auftrag an lexoffice (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG). Die Verbindung können Sie jederzeit trennen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Speicherdauer

• Konto- und Firmendaten: so lange Ihr Account aktiv ist; Löschung 30 Tage nach Kündigung
• Aufträge, Kunden, Berichte: so lange Ihr Account besteht; Sie können jederzeit löschen
• Fotos: maximal 30 Tage nach Upload
• Sprachaufnahmen (Audio): wird nach Transkription gelöscht
• Server-Logs: 7 Tage
• Bericht-Generator: Eingabe, Aufnahme und Ergebnis werden nicht gespeichert; Nutzungszähler (IP) höchstens 24 Stunden
• Rechnungsdaten: 10 Jahre (steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht)

5. Empfänger & Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO) ein:

• 1blu AG (Hosting der Anwendung und der PostgreSQL-Datenbank, Server in Deutschland)
• Cloudflare R2 (Fotospeicher, EU)
• Groq, Inc. (Transkription von Sprachaufnahmen)
• OpenAI Ireland Ltd. (KI-Textverarbeitung)
• Stripe Payments Europe Ltd. (Zahlungsabwicklung)
• Resend (Transaktions-E-Mail)
• Umami Software, Inc. (Reichweitenmessung, nur mit Einwilligung)
• Cloudflare (Bot-Schutz Turnstile beim Bericht-Generator)
• OpenStreetMap Foundation (Nominatim) (Adressvorschläge im Bericht-Generator und bei der Erfassung von Kunden und Aufträgen)
• Functional Software, Inc. (Sentry) (Fehlerüberwachung)
• Telegram (Zustellung von Feedback-Nachrichten an uns)
• Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (lexoffice) (nur bei von Ihnen aktivierter Anbindung)

Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV).

6. Cookies

Wir verwenden technisch notwendige Cookies (Session, CSRF) sowie – nur bei aktiver Zustimmung – Analyse- und Marketing-Cookies. Die Reichweitenmessung mit Umami (siehe 3.8) startet erst nach Ihrer Einwilligung. Ihre Einstellungen verwalten Sie jederzeit unter Cookie-Einstellungen.

7. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft über verarbeitete Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17) — das „Recht auf Vergessenwerden"
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitung (Art. 21)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. Sächsischer Datenschutzbeauftragter)

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns per E-Mail an [email protected].

8. Datensicherheit

Wir verwenden TLS-Verschlüsselung (HTTPS). Passwörter werden mit bcrypt gehasht. Authentifizierung erfolgt über signierte JWT-Cookies (httpOnly, secure, sameSite=strict). API-Endpunkte sind durch Rate-Limiting und CSRF-Schutz abgesichert.

9. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Rechtslage oder unsere Dienste ändern. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite verfügbar.